Blog de JoseMPelaez

Aprendimiento: aprender del entorno con atrevimiento

Conductores de costes

Posted by josempelaez en Lunes, 28 julio 2008

Hace una semana escribí sobre cómo “la vida” influye o determina cómo repartir los «gastos de estructura». ¿Es que sólo se puede hacer su distribución de una manera indeterminable a priori? A ver qué se me ocurre al respecto.

Costaleros sevillanos

Costaleros acompañando a los que acarrean un artístico paso en las vivencias de la Semana Santa sevillana

Los cost drivers del método de ABC se pueden entender como unas magnitudes significativas del negocio escogidas para acarrear el costal de los costes indirectos. Entiendo que hay que hacerlo de manera que puedan sumarse a los directos para obtener el coste total. Este modelo de análisis pretende ser útil para calcular la rentabilidad particular de un cliente, proceso, proyecto, bien, servicio, centro, canal, proveedor, actividad…, en el marco de un [modelo de] negocio.

Los conductores sirven como una especie de elementos intermedios entre los conceptos detallados en las facturas pagadas y los utilizados en el análisis de gestión. Para que sea una buena elección han de poder medirse y relacionarse con ambos tipos de conceptos de manera que sean un puente adecuado entre ambos.

En la práctica conozco algunos casos donde se imputan contablemente las partidas generales de gastos a los conceptos analizados sin el detalle que anota Rgil en la entrada vinculada el lunes pasado cuando, en su caso, se refiere al registro de sus dedicaciones a proyectos. Para ello se aplican criterios de reparto tan válidos, o no, como los que éste cita, o los que podemos imaginar que usaba nuestro también referido Antonio. Él, además, los modificaba de un mes para otro amparándose en la gran variabilidad del negocio de las operaciones multicliente de aquel caso.

¿Qué distingue un «criterio de reparto» contable de un «conductor de coste»? Pues no mucho, me temo. El primero es, sobre todo, un convenio más o menos arbitrario entre los responsables de una organización. También puede ser, en ocasiones, una imposición a la filiales de la matriz para aflorar los beneficios dónde y cómo más les interese. Sin embargo, el segundo, debiera ser una magnitud que relaciona operacionalmente la actividad de soporte con el bien o servicio producido y entregado a la fase siguiente del ciclo comercial. A veces coinciden, pero otras no.

choices

Cuadro de posibilidades en el campamento de verano Sci Foo de Google en 2006

Por ejemplo, en el caso de las dedicaciones a proyectos informáticos, se puede convenir como criterio de imputación contable el tiempo realmente dedicado que se registra en los partes diarios o semanales por cada persona interviniente en las tareas. Estas dedicaciones pueden considerarse conductores ya que hay relación directa entre ellas y el producto obtenido (“entregables”). La relación empezaría a diluirse si, en vez de horas, se imputasen los gastos según el número entero de personas asignadas por semana o mes, o según los perfiles profesionales de la plantilla informática revisados trimestralmente.

Por otra parte, también podría aplicarse el esfuerzo presupuestado y aceptado en lugar del efectivo, conviniendo que los errores o variaciones de productividad se asignasen al proveedor interno del servicio y no a su demandante. Ello sería un conductor más “fino” y tendría consecuencias en la realización de especificaciones, la gestión de cambios y el método de realización de proyectos. También podría añadirse un sistema de registro de incidencias para atribuir causas y efectos de éstas, ya fuera para aprender, contabilizar, premiar, penalizar…. En fin, como podemos deducir, las cosas pueden complicarse mucho. Por tanto, la relación directa exigida a los conductores puede verse afectada por tantas variables que obliga recurrir a criterios más o menos arbitarios y dinámicos para explicar las decisiones tomadas según las circunstancias. Por tanto, opino que no pueden distinguirse mucho.

Es por ello que, cambiando de ejemplo, yo me sigo preguntando: ¿hay que distribuir los salarios de los vendedores entre todas las operaciones de clientes (con contratos de servicio de 2-5 años), ¿por qué no se imputan los gastos comerciales sólo a los primeros años operacionales de los nuevos? ¿Qué razón hay para que un cliente satisfecho tras diez años, que casi renueva de forma automática, deba de contribuir a sufragar los gastos de proyectos de transición operacional de los que acaban de empezar? ¿Cuánto ha de cargarse a un cliente por el uso del almacén y cuánto por la posibilidad de usarlo?

Preguntas como las anteriores pueden formularse a espuertas. ¿Y las respuestas?; hay de toda clase y condición, pero ¿cuáles son las correctas?, huyyy… ¡qué miedo me da seguir por este camino! ¿Tenemos un buen negocio? ¿Podemos hacerlo mejor? Por esta senda terminaría escribiendo probablemente sobre asuntos estratégicos y del core business.

accountantCuando surgen este tipo de cuestiones (atribución de costes) me acuerdo de otras muy relacionadas en mi cabeza, como son el análisis de la rentabilidad de los proyectos de inversión, o la valoración de empresas nacientes en sectores innovadores (¿start-ups?). Al igual que hacen muchos bean counters, una buena parte de los financieros abordan estas necesidades con planteamientos técnicos de variopintas clases. Me sigo sorprendiendo cuando veo que pretenden mostrar a los legos cómo deben hacerse esas cosas de forma metódica y rigurosa. ¿Síii?, ¡nooo!

Lo paradójico es que suelen partir de projects or business plans discutibles para calcular flujos futuros. En otras situaciones usan comparaciones cuestionables, o aplican parámetros variados (múltiplos de expectativas de beneficios, betas de volatilidad sin cotizaciones históricas, tasas de descuento con criterios personales, factores subjetivos de ponderación, probabilidades inventadas según riesgos…) que no son «constantes universales» (como la velocidad de la luz, la de gravitación…). Sin embargo, se quedan satisfechos creyendo que han hecho sus valoraciones “científicamente”.

Recuerdo una entrada de Enrique Dans en su blog a propósito del futuro del negocio de Expensr y de su inexistente business plan, situación que respaldaba. Levantó ampollas, especialmente por venir de un profesor de una reconocida escuela de negocios. Poco después se anunció que Strands adquirió Expensr tras haber recibido una inyección de capital liderada por el BBVA meses antes. Cosas de “la vida loca”, que diría el cantante, aunque es “de cajón” el suponer que Enrique (no Ricky) ya supiera algo de lo que se cocía cuando “cantó” en su página web.

A pocos he visto reconocer que “la vida” —con sus sensaciones, intuiciones, pálpitos, ilusiones, intenciones, significados, percepciones, emociones, recomendaciones de gente en quien confías…—, es la que permite tomar decisiones tras haber analizado razonadamente todos los datos disponibles. ¡Y ojo!, que no hay que confundir los datos de partida con las hipótesis realizadas o los deseos considerados, algo que se hace a veces de manera implícita y, por tanto, de forma inconsciente.

bean counter

Contadores de cuentas aprendiendo las esencias de la vida natural

Para terminar, defiendo que hay que recoger y registrar datos para poder cuantificar la realidad pasada, y para hacer planes de acción con recursos ponderados de la forma más efectiva posible. No podemos olvidar que la contabilidad viene del comercio, y que éste se basa en «contar, medir y pesar» (y en negociar, lo que a veces también se nos olvida). Sin embargo, a la hora de repartir, o de prever, es “la vida” la que determina la mejor forma de hacerlo en cada caso, momento y lugar.

Lo lamento por los ingenieros y los que van a los master buscando herramientas, métodos o recetas magistrales. No creo que haya teoría, modelo ni fórmula que permita calcular “científicamente”, por ejemplo, el coste mensual de transporte a imputar a un cliente determinado de una red operacional compartida. No obstante, entiendo que se pueda aproximar satisfactoriamente si se dispone de datos reales de lo ocurrido a nivel de detalle: conductores, vehículos, viajes, kilómetros, pedidos, bultos, kilos, paradas, notas, incidencias…, lo que no ocurre muy a menudo. Y si esto sucede en algo tan concreto y entendible, ¿cómo puede imputarse contablemente a las actividades de Apple algo como el “insustituible” valor que añade Steve Jobs?

En “la vida”, para decidir qué fórmula emplear, habrá que estar también a lo que hayan establecido los comerciales tirando de su “creatividad”, aunque alguno de los conceptos de facturación no se tengan previstos, ni se haya preguntado antes a los de sistemas de información por su posibilidad de aplicación. Rgil sabe que la vida de un operador de servicios es así (y también era así hace unos años, como igualmente sabemos Antonio, mi amigo y yo, y no solamente de este tipo de empresas).


[Foto 1: Costaleros en Semana Santa sevillana. Flickr, illustir]
[Foto 2: Panel de opciones para actividades en Google camp. Flickr, jurvetson]
[Ilustración 3: Contable. Flickr, billypalooza]
[Foto 4: Niños jugando con granos. Flickr, Drake LeLane]

Una respuesta to “Conductores de costes”

  1. […] hay un modelo o método riguroso y objetivo para hacer los repartos de gastos indirectos? En una nota posterior trataré de escribir algo más sobre lo que pienso acerca de […]

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