«No se puede mejorar lo que no se puede medir» es el tipo de frase que he escuchado muchas veces referida al mundo de los negocios, tanto en entornos académicos como empresariales. Apareció de nuevo en mi mente después de haber leído dos entradas en los días pasados. En ésta termino escribiendo de las planificaciones de la vida, pero es que eso me importa mucho más que la frase anterior.
Una de las anotaciones es de Albert García Pujadas. Trataba sobre cómo «Medir el éxito de un blog personal». Llegué a ella leyendo una «Teoría sobre la relación entre la calidad de los artículos y el número de comentarios» de Jordi Bufí. Albert escribe que:
«Animo a que cada cual busque y encuentre sus propias “métricas personales” y que éstas sean íntimamente coherentes con su “estrategia” de blogging. Tanto si ésta ha sido consciente y planificada o totalmente improvisada. Sólo aplicándole esas “métricas personales” sabremos si estamos llegando o no y si nos sentimos suficientemente recompensados. Salvo que el blogging sea para nosotros una fórmula refinada de masoquismo, hay que encontrar la forma personal de medirlo.»
La otra es de Diego Tirado que, reflexionando acerca de «Gestionar bien el tiempo para reducir estrés», decía que:
«Si indagamos y analizamos nuestra actitud diaria en el trabajo, quizá percibamos que es la mala gestión del tiempo lo que nos provoca gran parte de las situaciones de estrés. […] Las interrupciones del trabajo por cualquier imprevisto son las más difíciles de atenuar, aunque una buena planificación, en la que se puedan prevenir los posibles contratiempos nos ayudará bastante a cumplir con nuestra agenda. Es importante plantearnos una buena planificación del tiempo y de las tareas a desarrollar y sobre todo mantener la disciplina para cumplirla.»
Cierto es que no hablan exactamente de «mi frase». Estos dos extractos se refieren más a la organización requerida para lograr unos ciertos objetivos, ya sea para establecerlos o para planificar su consecución. Sin embargo, han evocado en mi cabeza muchos insistentes empeños que juzgo cuestionables e inútiles.
La obstinada realidad nos permite observar que no es singularmente extraño o atípico leer comentarios de buenos profesionales que, por ejemplo, a las 19 horas de un martes, anotan en Twitter algo como: «Absolutamente desbordado. Ni «twittmad» ni nada». ¿Es plausible creer que personas sensatas, bien formadas y experimentadas, como aprecio a mi colega, no conozcan lo que pretende lograr la «gestión del tiempo», o que no sepan usar métodos o herramientas del tipo de GTD o RTM? ¡Amosanda!
Hace veinte años que recibí un seminario de Time/system® en la multinacional donde trabajaba. En él «daban» aquellas encarpetadas agendas y dietarios a los empleados de cuello blanco (cubiertas señorialmente con piel distinguida para los directivos). ¡Qué tiempos! Siempre he recordado lo que recomendaban sobre los «ladrones del tiempo» (del prójimo; no en referencia al diferimiento, dilación o postergación de asuntos, que es como Edward Young empleó la expresión).
Parece muy sensato «protegerse» de los que pretenden recibir atención y respuesta inmediata cuando hacen una llamada telefónica, o cuando mandan un mensaje postal o electrónico que sólo es urgente para ellos. O de los que visitan sin avisar, o de los que son impuntuales. Pero claro, para darse cuenta de lo perjudiciales que pueden ser ciertas actitudes y confusiones de prioridades no es preciso ir a un curso fardón. Me parece que basta con prestar atención y ser consciente de lo que te rodea, preguntando lo que sea menester cuando surja alguna duda.
Ocho años menos hace que escuchaba diariamente, mientras conducía hacia el trabajo, la casete del «First Things First» con la voz de Stephen R. Covey (el que publicó «The 7 Habits of Highly Effective People» en 1989). También compré el libro, pero todavía no lo he leído. Nunca apliqué todos los pasos que desgranaba la cinta (aún no se llamaba podcast), sino sólo los posos que me quedaron. Estos «precipitados pensiles» son los que ahora forman parte indiferenciada de mi sentido común, que se ha ido depositando a través de muchas enseñanzas de las recibidas desde hace más de medio siglo en casa, colegio, barrio, universidad…, como mis sobrinos pequeños siguen haciendo ahora.
Nunca he sido partidario de seguir rutinas estrictas, ni soy de los que pretenden encontrar métodos «milagrosos» o infalibles para alcanzar metas o resolver problemas. Ello no implica que no intente poner en práctica las enseñanzas que extraje del esquema SPIN a la hora de vender, o del aprendizaje de los procesos ATS y KTDM si se trata de decidir, pero lo hago a mi manera, como cantaba Frank Sinatra.
Creo que todas las técnicas sistemáticas de optimización del tiempo y medida exhaustiva de los logros se dan de bruces con muchos fenómenos naturales, como el de la procrastinación que practican muchísimas personas, ya sean hiperactivas o calmosas. También chocan frontalmente, por ejemplo, con la extendida aversión de los consultores y asesores a cumplimentar regularmente, ya sea diaria o semanalmente, el TS que requieren la mayoría de sistemas de facturación y medida de la productividad de servicios profesionales «industrializados».
Otros datos a considerar proceden de las observaciones de actividades tan universales y aparentemente estructuradas como las consultas médicas, sujetas teóricamente a unos «avanzados y rigurosos» sistemas de citas, que tanto se emplean para tratar de reducir las colas y tiempos de demora. A pesar de todos los esfuerzos desplegados, lo habitual es que no funcionen como los pacientes esperan porque se aplican para tratar de optimizar y saturar la capacidad o tiempo de los medios disponibles. ¿Cómo ha de medirse el trabajo de los profesionales sanitarios?, ¿por el número de pacientes atendidos, por los tiempos de espera, por los enfermos curados, por el resultado de una prevención que deje las consultas semivacías…? ¿Quién establece los parámetros que caracterizan la sanación de una persona que, en muchas ocasiones, tiene problemas emocionales y percibe la realidad «a su sentir»?
Hace muchos años que la racionalización administrativa y la automatización industrial concluyeron que, si se quiere trabajar de forma efectiva y flexible, incluso en operaciones fabriles mecanizadas muy probadas y fiables, hay que disponer de cierta capacidad holgada, es decir, ociosa, de una manera planificada. La realidad insiste en mostrar y enseñar que los eventos imprevisibles y los resultados creativos son poco planificables. Evidentemente, el tiempo de no hacer nada también puede ser resultado de un procedimiento de planificación.
Sin embargo, ¿se puede decidir de antemano cuándo va a surgirte una ocurrencia, o en qué momento tu cuerpo o mente van a pedirte descansar o despejarte un rato fuera de las horas nocturnas de sueño?
¿Alguien se imagina a Steve Jobs —o a su asistente personal, suponiendo que lo tenga— yendo más allá de anotar en una agenda de papel o electrónica las citas o tareas pendientes para tratar de sentir que tiene todo bajo control? Quizá lo haga, pero, tras refrescar el texto de su «Commencement speech» de Stanford en junio de 2005, apostaría a que no. En aquel discurso habló de «having faith that the dots of one’s life will connect down the road, even if the journey so far has not followed a clear pattern.»
Considero que tiene mucho más sentido aceptar y tratar de disfrutar de lo que nos venga dentro del marco que nuestras elecciones vitales (privadas y profesionales) han ido generando a nuestro alrededor debido a la azaroso de la vida. Hoy sostengo que no debemos empeñarnos tanto en escoger objetivos medibles, o en hacer sólo lo planificado desatendiendo el resto de nuestras actividades sociales y vitales libremente escogidas.
Podemos planear y organizar el uso de medios y la ejecución de procesos en un entorno determinado, pero no los podremos controlar, ni planificar, ni someter a todas la medidas que queramos, por mucho empeño que pongamos en ello. Dejemos las «misiones imposibles» para los personajes de ficción, como el varias veces interpretado por Tom Cruise. No se vive dos veces…
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Blog de JoseMPelaez 
Muy interesante el tema. Tan sólo añadir un enlace al artículo «Gestión del tiempo» que nos muestra unas simples reglas para mejorar nuestra calidad de vida.